【仕事】プロジェクト管理システムが腐っている話

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仕事を行ううえで、だれがどのようなタスクを持っていて、そのタスクの期限はどれくらいで、進捗はいかほどなのか、という情報は必須である。

しかし、そういった内容をどのように管理しているかは企業によってまちまちだろう。

私の現在所属している会社はWebシステムを用いているが、利用しているひとがシステムに関して無知であるために管理システムが腐っている。

今日はその辺の愚痴を吐いていく。ｶｰｯ！ﾍﾟｯ！

【目次】

管理システムを更新すると、更新通知がメールで飛んでくる。

これが、現在利用している管理システムの特徴である。

しかしこのメールに被せて「更新しました。確認をお願いします」とメールする人がいるのはどういうことだろう。

え？通知メール見てないの？二度手間だよね？その作業？

湧いてくる疑問は浮かんでは捨てられ、浮かんでは捨てられ。

通知メールを通知するという二重タスクが当たり前に横行しているのである。

確かに、メールを打つのは一分もないかもしれない。

しかし、そのメールが30回にもなれば30分のロスだ。

みんな、システムを信じようぜ……

管理システムなので、現在あるタスクを一覧表示にして出力することができる。

それなのになぜか、タスク管理はExcelで行われている。

え？無駄じゃない？なんでシステムからExcelに書き写してるの？

しかも書き写す作業のせいかExcelの情報は完全に最新ではなく、稀に古い内容もあったりする。

タスク管理は鮮度が命。本当に書き写す作業は必要ですかね？

たとえば、システムから自動で更新を反映するようなExcelシートであれば問題ないだろう。しかし、そういったシステムを作ることすら無駄である。現状など、システムに吐き出させておいて自分たちは作業に集中すればいい。

みんな、システム活用しようぜ……

いや、システムでもそのタスクが"課題"なのか"作業"なのか設定できるから！

もう、無駄でしかない。しかもシステムが活用され、すでに二年ほど経っている今「タイトルに【課題】って入れましょう」とか。

そういうのは、システムの使い初めにやらないと意味ないし、そのネーミングルールはなくても機能するようになってますから！

そんなこと言ったら「お前のブログタイトルだってタグでわかるのに【退職】とか書いてるだろ？」と言われるかもしれない。

仕方がないじゃない！検索から入ってもらいたいんだもん！

みんな、システムに使われないようにしようぜ……

そしてタスクの進捗状況もExcelで管理するよねー。

稲妻線とかいちいち線を手動で引いてるの？せめてマクロとか組めばいいのに。

しかもその進捗が管理システムより古い情報って意味ないのでは？

いま使っているシステムは作業時間も進捗状況も入力できる優れたシステムなの

に、作業者全員がシステムに踊らされているってこれいかに？

みんな、システム使って作業を減らそうぜ……

こういう話って他にないのかなぁ？と思って検索したところ、山のようにブログ記事が出てきた。

おそらく大半の人はシステムを導入することで効率化が済んだと考えるようだがそうではない。

道具は道具。それを活用する人間が使わなければ効果は発揮されない。

それも間違った使い方をすれば、むしろ効率は悪化する一方だ。

正しい使い方で効率化しよう。もう少し業務が落ち着いたところで、どうにか正しい運用ができないものかと社内ニートは考える所存である。

私は雑兵