【仕事】意外に自分の担当している仕事なんて言語化できないものね
経営悪化により派遣切りに合う可能性を視野に入れて、自分の業務を引き継げるように資料を作成している最中である。
なんという後ろ向きな前進か！と思われる方も多いだろう。
しかし、考えてほしい。約1年間。私はこの事務所でもっとも多くの時間を何に費やした？仕事？思考？否、ネットサーフィンである。
そんな1年間の社内ニートに「契約更新」という恩恵は受けられそうにない。
まあ、契約更新されなければ今より自宅に近い場所へ変更してもらうだけだ。ポジティブにとらえよう。ポジティブに！
【目次】
引継資料の重要性
契約更新というものができなかった場合、この会社へのインパクトを最小限にすることこそが「立つ鳥跡を濁さず」というものだ。
ゆえに、私は最近、引継資料を作成している。
こうしてぶらぶらネット社会を散策しているのだし、社内ニートを公言していて何を、と思うかもしれないが、意外にもタスクは存在する。
それらのタスクを引き継ぐのに一番重要なのが、引継資料であろう。
確かに、引継を口頭で済ませることは簡単だ。
しかし、文書化することでそれをマニュアルとして複数人が同時にそのタスクへの理解を深めることができる。引いてはそのタスクを誰でもできるタスクまでレベルを引き下げることができるのだ。
意外に自分の業務を言語化するのは大変である
とはいえ、この引継資料というのは非常に厄介だ。
まず、自分の業務は意外にも言語化するのが難しい。
なんとなくニュアンスでやっていたり、担当者の顔を伝えたり、コツやノウハウというのは自分に蓄積されていてもそれを他者へ伝えることは容易ではない。
知識0の人が読んでも理解でき、滞りなく仕事を終えることができるマニュアル作成というのは時間がかかるのだ。
特に私が持っているタスクにはVBAで作成したツールの管理が含まれる。
元々は作成者も私一人であったり、利用者も一人であった。
しかし、これからは私がメンテナンスをしなくても正常に動くよう、改善しておかなければならない。
考えうるエラーへの対処法や、このツールでの可能な範囲の記載、ツールの内部仕様はもちろんのこと、ツールで分析したデータの送付方法など、記載すべきことは多岐にわたる。
しかし、それでも文書化というのは大事なタスクだ
よく社内ニートがやるべきことに「定例業務のマニュアル化」というのがある。
これは逆を言えば「必要だが忙しいと手が付けられない業務」ということだ。
自分のノウハウを共有し、そのタスクを複数人が可能であれば、一人が休んでも対応は可能である。
複数人が対応可能なので、ダブルチェックも可能だし、作業者が一人いなくなっても追加要因を補充するまでの期間を他の人間で穴埋めすることができるのだ。
こうして自分のタスクを分散することはリスク管理にもなる。
しかし、マニュアル化や複数人にタスクを振り分けることは忙しいとできない。何故か。
上述したようにマニュアル化には時間がかかるからだ。
これらの時間を頭にいれつつ、ある程度余裕を持って引継資料をつくる。これが仕事を辞めるうえで最も大事な事項であろう。
さて、私もブログを書いている場合ではない。
今日は午後から時間が空いているので引継資料を作成し、フォルダを構成しなければならない。
せめて私がいなくなっても、この会社の業務が滞ることのないよう、できるだけのことはしていこうと思う。
